Modal content
YİKOB Süreçleri Rehberi
YİKOB’lardaki kurumsal hafızanın güçlendirilerek YİKOB çalışanlarına aktarılmsaı amacıyla hazırlanmış İşletim Prosedürü Rehberinin temelini Projenin önceki aşamalarında yürütülmüş olan iş akışı analizi, yazılım ihtiyaç analizi, yazılım geliştirme ve mevzuat çalışmaları oluşturmaktadır. İş akışı analizi çalışmaları kapsamında her bir pilot ilde (İzmir, Trabzon ve Van) yürütülen süreçler ve süreç sorumluları belirlenmiş ve bu doğrultuda YİKOB’ların süreçlerini temsil eden Süreç Haritası üzerinde mutabakat sağlanmıştır. Daha sonra her bir süreç sorumlusu ile birebir görüşmeler gerçekleştirilmiş ve süreçlerin işleyişi, bağlı oldukları mevzuat, karşılaşılan darboğazlar, sistemsel sorunlar ve süreç içerisinde kullanılan bilgi teknolojileri (BT) sistemleri gibi konularda bilgi sahibi olunmuştur. Her bir görüşmenin ardından MS Visio aracılığı ile görüşülen süreçler çizime aktarılarak dokümante edilmiştir. Üç pilot ilde ayrı ayrı yürütülerek raporlanan iş akışı analiz çalışmaları, illerin mevcut durumunun anlaşılması ve süreçlere ilişkin bulguların tespit edilmesini sağlamıştır.
İl özelinde çalışmaların tamamlanmasının ardından, illerde yürütülmekte olan süreçlere ilişkin iş akışları karşılaştırmalı bir şekilde değerlendirilmiş ve YİKOB’lar arasında ortaklaştırılması gereken farklılıklar belirlenmiştir. Süreçler özelinde bulguların ve farklılıkların tespit edilmesi ile pilot illerde gerçekleştirilen süreçler analiz edilmiş ve bulgu ile farklılıklar göz önünde bulundurularak hem YİKOB’ların organizasyonel yapısı ve işleyişi gibi konularda genel olarak hem de süreçler özelinde öneriler geliştirilmiştir. Bu analiz kapsamında Süreç Haritasında belirlenmiş olan 173 Seviye 3 süreç arasından YİKOB mevzuatı kapsamı, sundukları değer önerileri gibi etmenler göz önünde bulundurularak tüm YİKOB’larda ortak olarak yürütülmesi gereken 142 Seviye 3 süreç seçilmiştir. Rehberde, YİKOB’larda ortak olarak yürütülmesi planlanan süreçler, müdürlüklere göre sınıflandırılmış ve süreçler özelinde standartlaştırması tamamlanarak ilgili tablolarda yer verilmiştir. Standartlaştırılan süreçler, seçili YİKOB’ların ve yerel yatırımcı kamu kuruluşların katılımıyla gerçekleştirilen Ortak İş Akışı Çalıştayı ile de desteklenmiştir.
Pilot iller özelinde yürütülen süreç çalışmaları kapsamında süreç özelinde bilgi teknolojileri (BT) kaynaklı darboğazlar tespit edilmiş ve çeşitli öneriler geliştirilmiştir. Tespit edilen darboğazlara ek olarak Proje kapsamında gerçekleştirilen Aktivite 2.4 Eğitimlerin Verilmesi esnasında İçişleri Bakanlığı Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğünün katılımıyla gerçekleştirilen eğitimlerde üç odak grup (yönetici, teknik ve idari personel) özelinde alınan geri bildirimler toplanmış ve Yazılım İhtiyaç Analiz Raporu kapsamında bir araya getirilmiştir. Yazılım İhtiyaç Analiz Raporunda e-İçişleri YİKOB modüllerine ilişkin analizler sonucundaki tespitler yansıtılmış ve bu tespitler doğrultusundaki sistem gereksinimleri ve tasarımlar analiz dokümanları olarak ayrıca Rapora eklenmiştir. İhtiyaç analizi doğrultusunda gerçekleştirilen yazılım geliştirme çalışmalarına Yönetici Ekranı Modülü ve Süreç Takip Modülü başlıca olmak üzere mevcut durumda kullanılan diğer 7 e-içişleri YİKOB Modülleri (Taşınmaz Modülü, Gelir Modülü, Ruhsat Modülü, Personel Modülü, Personel Bordro Modülü, Muhasebe Modülü ve Yatırım Projesi Takip Modülü) konu olmuştur. Rehberde, bahsi geçen modüllerin tanıtımına ve modüllerde gerçekleştirilen geliştirmelerin detayına yer verilmektedir.
Süreç çalışmaları kapsamında süreç sahipleriyle gerçekleştirilen görüşmeler sırasında süreçlerin işleyişinde mevzuat eksikliğinden kaynaklı darboğazlar da not edilmiştir. Elde edilen hususlar, diğer YİKOB’lar ve YİKOB’ların paydaşı olan yatırımcı kamu kurumları tarafından iletilen mevzuata dair darboğazlarla bir araya getirilerek YİKOB’ların gelecekte ulaştırılması planlanan konumu için bir başlangıç noktası olarak kullanılmıştır.
İl özelinde çalışmaların tamamlanmasının ardından, illerde yürütülmekte olan süreçlere ilişkin iş akışları karşılaştırmalı bir şekilde değerlendirilmiş ve YİKOB’lar arasında ortaklaştırılması gereken farklılıklar belirlenmiştir. Süreçler özelinde bulguların ve farklılıkların tespit edilmesi ile pilot illerde gerçekleştirilen süreçler analiz edilmiş ve bulgu ile farklılıklar göz önünde bulundurularak hem YİKOB’ların organizasyonel yapısı ve işleyişi gibi konularda genel olarak hem de süreçler özelinde öneriler geliştirilmiştir. Bu analiz kapsamında Süreç Haritasında belirlenmiş olan 173 Seviye 3 süreç arasından YİKOB mevzuatı kapsamı, sundukları değer önerileri gibi etmenler göz önünde bulundurularak tüm YİKOB’larda ortak olarak yürütülmesi gereken 142 Seviye 3 süreç seçilmiştir. Rehberde, YİKOB’larda ortak olarak yürütülmesi planlanan süreçler, müdürlüklere göre sınıflandırılmış ve süreçler özelinde standartlaştırması tamamlanarak ilgili tablolarda yer verilmiştir. Standartlaştırılan süreçler, seçili YİKOB’ların ve yerel yatırımcı kamu kuruluşların katılımıyla gerçekleştirilen Ortak İş Akışı Çalıştayı ile de desteklenmiştir.
Pilot iller özelinde yürütülen süreç çalışmaları kapsamında süreç özelinde bilgi teknolojileri (BT) kaynaklı darboğazlar tespit edilmiş ve çeşitli öneriler geliştirilmiştir. Tespit edilen darboğazlara ek olarak Proje kapsamında gerçekleştirilen Aktivite 2.4 Eğitimlerin Verilmesi esnasında İçişleri Bakanlığı Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğünün katılımıyla gerçekleştirilen eğitimlerde üç odak grup (yönetici, teknik ve idari personel) özelinde alınan geri bildirimler toplanmış ve Yazılım İhtiyaç Analiz Raporu kapsamında bir araya getirilmiştir. Yazılım İhtiyaç Analiz Raporunda e-İçişleri YİKOB modüllerine ilişkin analizler sonucundaki tespitler yansıtılmış ve bu tespitler doğrultusundaki sistem gereksinimleri ve tasarımlar analiz dokümanları olarak ayrıca Rapora eklenmiştir. İhtiyaç analizi doğrultusunda gerçekleştirilen yazılım geliştirme çalışmalarına Yönetici Ekranı Modülü ve Süreç Takip Modülü başlıca olmak üzere mevcut durumda kullanılan diğer 7 e-içişleri YİKOB Modülleri (Taşınmaz Modülü, Gelir Modülü, Ruhsat Modülü, Personel Modülü, Personel Bordro Modülü, Muhasebe Modülü ve Yatırım Projesi Takip Modülü) konu olmuştur. Rehberde, bahsi geçen modüllerin tanıtımına ve modüllerde gerçekleştirilen geliştirmelerin detayına yer verilmektedir.
Süreç çalışmaları kapsamında süreç sahipleriyle gerçekleştirilen görüşmeler sırasında süreçlerin işleyişinde mevzuat eksikliğinden kaynaklı darboğazlar da not edilmiştir. Elde edilen hususlar, diğer YİKOB’lar ve YİKOB’ların paydaşı olan yatırımcı kamu kurumları tarafından iletilen mevzuata dair darboğazlarla bir araya getirilerek YİKOB’ların gelecekte ulaştırılması planlanan konumu için bir başlangıç noktası olarak kullanılmıştır.
Sistematik bir akış şeklinde ele alınmak istenirse Rehberin ilerleyen bölümlerinde,
► Her bir müdürlüğün ilgili görev ve sorumluluklarına ilişkin yürütmekte yükümlü olacağı Seviye 3 süreçler özelinde özet bilgi kartları,
► Seviye 3 süreçlerde kullanılacak olan e-İçişleri YİKOB Modüllerinin tanıtımı ve modüllerde gerçekleştirilen yenilikler ile
► Seviye 3 süreçler özelinde mevzuat/yönetmelik ve BT sistemi eşleştirilmesi dibi hususlar Ekler bölümünde aktarılmaktadır.
► Seviye 3 süreçlerde kullanılacak olan e-İçişleri YİKOB Modüllerinin tanıtımı ve modüllerde gerçekleştirilen yenilikler ile
► Seviye 3 süreçler özelinde mevzuat/yönetmelik ve BT sistemi eşleştirilmesi dibi hususlar Ekler bölümünde aktarılmaktadır.
Raporda ele alınan süreçler özelindeki görev ve sorumluluklar YİKOB’lar arası uygulama birliğini sağlamak için bir çerçeve sunmak ve bu sayede YİKOB’ların görev ve sorumluluklarını daha etkin ve verimli yerine getirmelerini sağlamayı hedeflemektedir.
İçişleri Bakanlığı’nı Takip Edin
© Türkiye Cumhuriyeti İçişleri Bakanlığı